La mise en place d'un site web peut être motivée par bien des facteurs, notamment:

  • Le souhait d'augmenter la visibilité de l'entreprise. Dans la mesure où sa mise en place est accompagnée d'une bonne (et donc coûteuse...) campagne de promotion.
  • Le souhait d'améliorer la notoriété. Un site institutionnel ou un mini site événementiel peut le permettre.
  • La collecte de données. Les formulaires en ligne - notamment - permettent le recueil de données clients, l'e-mailing permet de démarcher de nouveaux prospects.
  • La vente en ligne. Passés les débuts diffciles, les internautes y achètent maintenant des produits de consommation courants.
  • La mise en place d'un support documentaire pour les clients.C'est un vecteur privilégié pour le service avant-vente et/ou après-vente, à moindre coût.

Une fois la motivation clairement définie, il faut choisir parmi les catégories de site, différentes selon l'objectif choisi:
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  • Le site institutionnel qui présente l'entreprise et ses valeurs fondamentales (activité, chiffres clés, informations identitaires nécessaires aux clients)
  • Le site communautaire qui réunit des internautes autour d'un intérêt commun, c'est le cas des portails professionnels.
  • Le site vitrine, dont le but est de présenter les produits/services de la société.
  • Le site marchand sur lequel on peut acheter directement des produits et les payer éventuellement en ligne.
  • Le site d'information qui fournit une information particulière à un type d'internautes.

Les idées étant éclaircies de ces quelques notions, expliquons ce ce que l'on veut...Un moyen s'impose donc: le cahier des charges.

Même s'il n'est pas juridiquement obligatoire, ce document est vivement conseillé avant d'entamer une relation avec un fournisseur. Je vous propose ci-dessous, quelques conseils simples.

  • Le rédiger en interne ou sous-traiter, selon le profil de l'entreprise - Le plus simple est de rédiger le cahier des charges en interne. Mais plusieurs personnes doivent souvent s'impliquer car un site Internet est transversal.Un pilote (chef de projet) doit être choisi (à moduler suivant la taille del'entreprise et le rôle du site). La sous-traitance de la rédaction du cahier des charges permet de s'adjoindre les services d'un tiers, expert, souvent reconnu par la web agency.
  • L'utiliser pour tester l'agence - Le cahier des charges peut servir à sélectionner l'agence. Avant d'émettre sa proposition commerciale elle doit répondre par un "cahier des spécifications" précis.
  • Etre précis, mais modérément - Il faut éviter d'utilser un langage trop technique mais plutôt ses propores mots. Il ne faut pas être trop précis pour laisser suffisament d'idées à l'agence. A l'inverse, un cahier des charges trop flou rend difficile le travail du prestataire.
  • Réaliser un document structuré (15-20 pages) - Il débute par la présentation de l'entreprise et son organisation. La deuxième partie décrit la vision de la communication (site vitrine), ou le catalogue produits (site marchand) . La troisième partie contient les précisions techniques du dispositif Internet existant s'il existe. La quatrième partie précise en détail les fonctionnalités attendues. La cinquième partie détaille les contraintes à respecter, notamment en terme de planning.
  • Se protéger juridiquement - En cas de conflit entre la Web Agency et son client, il permet ainsi de justifier quelles étaient précisément les demandes du client. Avec un cahier des charges, le prestataire a des obligations de résultat.

Si vous aussi êtes concernés par cette problématique ou souhaitez échanger sur ce sujet, laissez-moi donc un commentaire.